Fotografia eventowa ICE Kraków – jak fotografujemy w największym centrum kongresowym?
ICE Kraków wygląda imponująco na każdym zdjęciu i to jest zarówno atut, jak i pułapka. Architektura robi wrażenie, ale właśnie dlatego fotograf, który trafia tu po raz pierwszy, często skupia się na przestrzeni – kosztem tego, co w niej się dzieje. Ale klient przyjeżdżający za rok na kongres nie szuka zdjęć budynku, szuka dokumentacji swojego wydarzenia: mówców, publiczności, rozmów, momentów, które uzasadniają budżet i udowadniają, że warto tu wrócić.
Fotografujemy w ICE Kraków regularnie na kongresach, galach, konferencjach B2B i eventach korporacyjnych. Znamy ten obiekt na tyle dobrze, żeby nie tracić czasu na odkrywanie go w trakcie zlecenia.
Fotografia eventowa ICE Kraków – obiekt, który stawia wysokie wymagania
International Congress Centre na nabrzeżu Wisły to jedno z największych i najbardziej rozpoznawalnych centrów kongresowych w Polsce. Główna sala mieści blisko 2000 osób, kilkanaście sal konferencyjnych obsługuje równoległe sesje panelowe, a rozległe foyer i przestrzenie rejestracyjne pozwalają na równoległy networking.
Dla organizatora to idealne miejsce na duże wydarzenie. Dla fotografa – obiekt, który warto znać przed wykonaniem zdjęć. Oświetlenie zmienia się w zależności od strefy i pory dnia. Wnętrze podzielone jest na osobne strefy. Fotograf, który zjawia się w ICE Kraków po raz pierwszy, musi to wszystko rozgryźć w trakcie pracy. Fotograf, który był tu kilkadziesiąt razy, wie to z góry.
Główna sala kongresowa: 2000 miejsc i wyzwanie oświetleniowe
Główna sala kongresowa ICE Kraków to przestrzeń, która pod względem fotograficznym jest wymagająca. Scena jest silnie doświetlona – reflektory sceniczne pracują z dużą intensywnością. Widownia jest ciemna. Ten kontrast to jedno z podstawowych wyzwań, z którymi fotograf musi sobie poradzić od wyboru pierwszego kadru.
Właściwe podejście wymaga znajomości sprzętu, ale też znajomości konkretnego miejsca: wiemy, jak zachowuje się światło w sali, jaką optykę wybrać przy dalekich planach, kiedy warto zejść do pierwszego rzędu, a kiedy lepiej zostać z boku.
Wiemy też, kiedy najczęściej następują zmiany oświetlenia – przy przerywnikach muzycznych, pokazach wideo, wejściach gości. Dla kogoś, kto jest tu po raz pierwszy, to sytuacje niespodziewane. Dla nas, elementy planu.
Foyer, rejestracja, strefy networkingowe, gdzie dzieje się równie dużo
Duże eventy w ICE Kraków dzieją się nie tylko na scenie. Część najważniejszych rozmów i nawiązanych kontaktów powstaje w foyer, przy stoiskach rejestracyjnych, podczas przerw kawowych i koktajli. To przestrzenie, w których naturalne światło z przeszkleń miesza się z oświetleniem wewnętrznym. To szczegóły, które trudno przekazać w briefie. Ale właśnie te szczegóły decydują o tym, że zdjęcia z foyer wyglądają tak samo dobrze jak te ze sceny.
Dlaczego znajomość ICE Kraków ma znaczenie dla jakości zdjęć
Klient, który zleca obsługę fotograficzną eventu w ICE Kraków, nie musi nam tłumaczyć, co gdzie będzie się działo.. Nie musi zaznaczać na mapie, gdzie jest scena, gdzie wejście dla VIP-ów, gdzie będzie kolacja. Nie musi zastanawiać się, czy fotograf zdąży przejść z sali plenarnej do foyer na czas, żeby złapać moment wyjścia uczestników.
To pozornie małe rzeczy – ale w praktyce są tym, co oddziela dokumentację od chaosu. Przy evencie, który trwa 8-10 godzin i obejmuje kilkanaście punktów programu, każda minuta spędzona na orientowaniu się w terenie to minuta, której nie ma na fotografowanie.
Fotografując regularnie w ICE Kraków, wypracowaliśmy gotowe strategie dla typowych układów programu. Kongres z jedną salą plenarną i sesjami równoległymi? Wiemy, ilu fotografów potrzeba i jak rozdzielić strefy. Uroczysta gala po konferencji? Znamy akustykę, wiemy, kiedy gasną światła i w którym miejscu stać, żeby nie wchodzić w kadr kamerzyście. Networking koktajlowy na tarasie widokowym? Wiemy, o której zachodzie słońce daje najlepsze tło dla zdjęć grupowych.
Klient nie musi się tym zajmować. My już to wiemy.
Fotografia eventowa ICE Kraków
Jak wyglądają przygotowania do takiego zlecenia? Fotografia eventowa ICE Kraków
Obsługa fotograficzna w ICE Kraków zaczyna się od briefu. Omawiamy z klientem program eventu, priorytety fotograficzne i oczekiwania co do stylu zdjęć. Ustalamy, które momenty są absolutnie kluczowe: przemówienie otwierające, wręczenie nagród, konkretny panel, moment podpisania umowy. I które strefy mają być pokryte – scena, foyer, networking, wystawcy, lunch.
Na podstawie briefu przygotowujemy plan dnia, który pozwala nam być we właściwym miejscu o właściwym czasie. Przy dużych eventach obejmuje też podział pracy między fotografami. Jesteśmy na miejscu, przygotowani, bez pytań o rzeczy, które już wiemy.
Więcej o naszym podejściu do fotografii na eventach przeczytasz na stronie Fotografia eventowa | INPHOTO.
Film z eventu w ICE Kraków
ICE Kraków to obiekt, który świetnie wychodzi nie tylko na zdjęciach. Ogromne przestrzenie, dramatyczne oświetlenie sceniczne, panoramy z antresol i foyer z widokiem na Wawel – to wszystko materiał, który w filmie eventowym lub aftermovie robi ogromne wrażenie. Dlatego część naszych klientów decyduje się na obsługę foto + video.
Fotograf i operator, którzy po raz pierwszy wchodzą razem do nieznanego miejsca, tracą czas na orientację i zdarza się, że wchodzą sobie w kadr. My pracując w ICE Kraków wiemy, kto gdzie ma się ustawić – uzupełniamy się, nie blokujemy sobie dobrego ujęcia. W efekcie otrzymujecie spójny materiał wizualny, te same kadry, ta sama estetyka, ten sam moment uchwycony z dwóch perspektyw.
Do realizacji w ICE Kraków możemy też włączyć ujęcia dronem, z perspektywą na Wisłę czy Wawel. Ujęcia z góry na salę kongresową podczas otwarcia kongresu albo na tłum gości w foyer to rodzaj materiału, którego nie zastąpi żaden naziemny kadr.
Szczegóły i przykłady realizacji znajdziesz tutaj: Fotografia eventowa | INPHOTO
Highlight, galeria i wykorzystanie zdjęć – co dostajesz po evencie. Fotografia eventowa ICE Kraków
Wieczorem po wydarzeniu klient myśli o dwóch rzeczach: czy event się udał i kiedy będą zdjęcia.
Na to drugie pytanie odpowiadamy: highlight otrzymacie już następnego dnia, 10 najlepszych zdjęć z eventu trafia do klienta w ciągu 24 godzin. Gotowe do wrzucenia na LinkedIn, do newslettera, do relacji dla partnerów i sponsorów.
Pełna galeria trafia do klienta w 5 dni roboczych. Wszystkie zdjęcia są obrobione, posortowane i gotowe do użytku. Klient może używać zdjęć we wszystkich kanałach, bez ograniczeń, bez dodatkowych opłat.
Pakiety dostępne dla eventów w ICE Kraków:
- Standard Event – 2800 zł – dla konferencji i gal o umiarkowanej skali
- Premium Event – 5500 zł – pełna obsługa wielogodzinnego eventu, kilku fotografów, rozbudowany brief
- Combo foto + wideo – 6500 zł – dokumentacja fotograficzna i filmowa w jednym pakiecie
92% klientów, którzy zamówili obsługę fotograficzną w ICE Kraków, wraca do nas przy kolejnych wydarzeniach. To nasz główny miernik jakości.
FAQ
Tak, ICE Kraków to jeden z obiektów, w których pracujemy dość często. Znamy specyfikę wszystkich stref, wiemy jak zarządzać oświetleniem scenicznym i jak sprawnie poruszać się po obiekcie w trakcie wielogodzinnego eventu.
Przy jednej sali plenarnej i umiarkowanym programie często wystarczy jeden doświadczony fotograf. Przy kongresach z sesjami równoległymi, strefami wystawienniczymi lub wieczorną galą rekomendujemy przynajmniej dwóch fotografów. Omawiamy to zawsze na etapie briefu.
Highlight, 10 wybranych zdjęć, dostarczamy następnego ranka. W szczególnych przypadkach (np. gdy klient potrzebuje materiału na koniec eventu) możemy omówić szybsze dostarczenie wybranych ujęć, ustalamy to indywidualnie.
Tak, pakiet Combo obejmuje zarówno reportaż fotograficzny, jak i materiał filmowy (aftermovie lub relację wideo). Oba elementy realizujemy jednocześnie, bez podwójnej logistyki dla klienta.