Fotografowanie dużych eventów – jak profesjonalnie obsłużyć wielkie wydarzenie?
Tysiąc osób w sali, trzy równoległe panele, konferansjer na scenie i networking w foyer – wszystko dzieje się jednocześnie. Fotografia dużych eventów to nie po prostu „więcej zdjęć”. To osobny dział – z własnym tempem i zupełnie innymi wymaganiami niż sesja zespołu czy mała firmowa impreza. W INPHOTO obsłużyliśmy ponad 500 wydarzeń przez ostatnią dekadę, w tym jedne z największych kongresów, gal i konferencji w Polsce. Wiemy, co decyduje o tym, że zdjęcia są naprawdę dobre, a co sprawia, że firma po roku nie ma ani dobrego ujęcia, które mogłaby wykorzystać przy promocji kolejnych eventów.
Konferencja w EC1 Łódź
Czy duży event to osobna kategoria fotografii?
Sala kongresowa na 2000 miejsc, kilkanaście stref aktywności, setki twarzy, kilkugodzinny a czasami kilkunastogodzinny program z dynamicznie zmieniającym się planem. Do tego różne rodzaje oświetlenia w różnych przestrzeniach: reflektor sceniczny na mówcy, rozproszone światło w foyer, ciemna widownia, która wciąż musi być widoczna.
Doświadczony fotograf eventowy myśli o tym wszystkim zanim jeszcze wejdzie na salę. Zna odpowiedzi na pytania: z jakiego obiektywu skorzystać przy scenie, żeby nie wchodzić nikomu w kadr, w którym miejscu ustawić się podczas gali, żeby tło mówiło o randze wydarzenia, a nie pokazywało wyjście ewakuacyjne. Ta wiedza nie przychodzi z jednego zlecenia, buduje się ją przez lata pracy na konkretnych obiektach, z konkretnymi układami sal i specyficznym oświetleniem każdego miejsca.
Znajomość obiektu – przewaga, której nie da się przecenić
Pracujemy regularnie w największych centrach kongresowych i eventowych w Polsce: ICE Kraków, EXPO Kraków, NOSPR, Muzeum Lotnictwa Polskiego, EC1 Łódź i kilkunastu innych obiektach, od hoteli konferencyjnych po hale wystawiennicze.
Co to oznacza dla klienta? Przede wszystkim to, że nie tracimy pierwszej godziny eventu na rozpoznawanie terenu. Wiemy, o której porze światło ICE Kraków wpada przez panoramiczne okna foyer – i czy to problem, czy atut do wykorzystania. Wiemy, ile czasu potrzebujemy na przemieszczenie się z jednej sali do drugiej. Wiemy, w którym miejscu hali EXPO zaczynają się zatory komunikacyjne w przerwach i gdzie jest najlepszy punkt do złapania naturalnego przepływu ludzi.
Dla fotografa pracującego w nieznanym miejscu każdy z tych elementów to zagadka do rozwiązania, często już w trakcie eventu, kiedy nie ma czasu na eksperymenty. Dla nas to rutyna, która pozwala skupić się na tym, co ważne: na treści, emocjach i momentach, które tworzą wartościową dokumentację fotograficzną.
Przychodzimy przygotowani i od pierwszej minuty jesteśmy tam, gdzie powinniśmy być.
Brief i plan dnia – jak się przygotowujemy do każdego zlecenia
Obsługa fotograficzna dużych wydarzeń zaczyna się na długo przed dniem eventu. Pracujemy na zatwierdzonym briefie, czyli dokumencie, w którym razem z klientem ustalamy priorytety fotograficzne: kluczowych mówców, partnerów, które momenty muszą być udokumentowane, jaki charakter mają mieć zdjęcia (reportażowy, wizerunkowy, prasowy), czy są osoby lub miejsca, których fotografować nie wolno.
Brief to nie formalność, to narzędzie, które pozwala nam dostarczyć dokładnie to, czego klient potrzebuje. Kiedy event trwa 8 godzin i dzieje się w kilku strefach jednocześnie, fotograf bez jasno określonych priorytetów będzie dokumentował wszystko po trochu, a większość czasu spędzi przemieszczając się z miejsca na miejsce. Fotograf z briefem wie, że które momenty są priorytetowe, a które wymagają tylko krótkiej dokumentacji.
Na podstawie briefu i harmonogramu ustalamy nasz plan dnia, który pozwala nam właściwie rozdzielić zasoby i obecność w odpowiednim miejscu o odpowiedniej porze. Przy dużych eventach, gdzie pracuje kilku fotografów, plan dnia decyduje o tym, że żaden kluczowy moment nie zostaje pominięty.
Na miejscu: jak pracuje zespół INPHOTO
Fotografia dużych eventów to często praca zespołowa. Przy wydarzeniach powyżej kilkuset gości, kilku równoległych sesjach lub bardzo rozbudowanym programie wystawiamy dwóch lub więcej fotografów. Każdy ma jasno określony obszar odpowiedzialności – na przykład jeden przy scenie, drugi w strefach networkingowych, trzeci dokumentuje strefy sponsorów.
Reportaż eventowy polega na rejestrowaniu tego, co dzieje się naturalnie – prawdziwe rozmowy, prawdziwe reakcje, prawdziwe emocje. Znamy też logistykę wielkich obiektów: gdzie można swobodnie poruszać się z dodatkowym oświetleniem, gdzie absolutnie nie można wchodzić, potrafimy płynnie poruszać się po całym obiekcie bez przerywania sobie i organizatorom pracy.
Highlight w 24 godziny i pełna galeria w 5 dni
Jeden z najważniejszych momentów po dużym evencie to komunikacja: posty w mediach społecznościowych, newsletter do uczestników, materiały dla partnerów i sponsorów. Do tego potrzebne są zdjęcia, najlepiej maksymalnie kolejnego dnia.
Dlatego każde zlecenie obejmuje highlight: wybór najlepszych zdjęć z eventu, dostarczony następnego ranka. Gotowy do publikacji. Klient nie czeka tydzień na to, żeby móc poinformować partnerów czy konurencję, że event się odbył i wyglądał świetnie.
Pełna galeria trafia do klienta w 5 dni roboczych od eventu. Wszystkie zdjęcia są obrobione i gotowe do użytku – zarówno w komunikacji online, jak i w materiałach drukowanych czy prezentacjach.
Co obejmuje nasza obsługa fotograficzna dużych wydarzeń
Pracujemy na bazie czterech pakietów dostosowanych do skali i potrzeb eventu:
- Mini Event – 1500 zł – dla mniejszych spotkań firmowych i konferencji do kilkudziesięciu osób
- Standard Event – 2800 zł – dla konferencji i gal średniej skali
- Premium Event – 5500 zł – pełna obsługa fotograficzna dużych wydarzeń, kilku fotografów, rozbudowany brief
- Combo foto + wideo – 6500 zł – dokumentacja fotograficzna i filmowa w jednym pakiecie
Każdy pakiet obejmuje highlight w 24h, pełną galerię w 5 dni roboczych i licencję na wykorzystanie zdjęć.
Przy dużych eventach zawsze omawiamy szczegóły indywidualnie – żeby pakiet odpowiadał dokładnie temu, co dzieje się na miejscu.
Więcej o tym, jak podchodzimy do fotografii eventowej, przeczytasz na stronie Fotografia eventowa | INPHOTO.
92% naszych klientów wraca do nas przy kolejnych zleceniach. To dla nas najlepsza miara jakości – nie nagrody, nie liczba obserwujących, ale fakt, że firmy, które raz z nami pracowały, nie szukają innej opcji.
FAQ
To zależy od skali i programu. Przy eventach do 200 osób z jedną strefą aktywności często wystarczy jeden fotograf. Przy kongresach, galach i eventach z kilkoma równoległymi sesjami wystawiamy dwóch lub więcej. Omawiamy to zawsze na etapie briefu.
Tak – w przypadku dużych obiektów, takich jak ICE Kraków, EXPO Kraków, NOSPR czy Muzeum Lotnictwa, fotografujemy regularnie i znamy ich specyfikę. Przy nowych miejscach organizujemy rekonesans lub szczegółowo omawiamy przestrzeń z klientem.
10 najlepszych zdjęć z eventu (highlight) dostarczamy następnego ranka – gotowych do publikacji w mediach społecznościowych.
Tak. Wszystkie zdjęcia dostarczone przez INPHOTO są objęte licencją komercyjną – klient może ich używać w materiałach firmowych, na stronie internetowej, w mediach społecznościowych i w druku bez żadnych dodatkowych opłat.
Zaczynamy od rozmowy o evencie i jego specyfice. Na tej podstawie przygotowujemy brief, który klient zatwierdza. Potwierdzamy zlecenie i jesteśmy na miejscu w umówionym terminie. Całość przebiega sprawnie – nie pytamy o każdy drobiazg, bo znamy większość obiektów i rozumiemy logikę dużych wydarzeń.